Digitalizacja papierowej dokumentacji zabiegowej w Projekcie Estetyka - case study

Dlaczego system DigiData?

System DigiData - oparty na technologii systemu ICPen - umożliwia składanie podpisów (ważne! w sposób zgodny z prawem) pod zgodami na zabiegi oraz wypełnianie formularzy na tablecie. Kosmetolog może korzystać z dowolnej ilości szablonów oraz dowolnie je modyfikować i dodawać nowe. Wszystkie podpisane zgody i formularze wypełnione na tablecie w sposób automatyczny (ważne!) trafiają do elektronicznych teczek klientów, w których znajduje się historycznie cała dokumentacja zabiegowa konkretnego klienta.

Najważniejsze elementy systemu DigiData:

• Podpis ważny prawnie – podpis składany na tablecie w systemie DigiData posiada niezbędne cechy: lokalizację podpisu, miejsce podpisu i dane biometryczne podpisu
• Automatyzacja procesu – po wpisaniu przez nowego klienta lub kosmetologa określonej dany (np. numer pesel lub numer telefonu) tworzona jest automatycznie jego elektroniczna teczka. Jeżeli klient wraca to po wpisanie tej samej dany automatycznie wypełniony przez niego dokument trafia do wcześniej założonej teczki.
• Dowolna ilość szablonów (formularze, zgody, wywiady)
• Możliwość wyświetlania dowolnego dokumentu na tablecie
• Możliwość digitalizacji każdego dokumentu (nie tylko zabiegowego) np. umów, faktur itd.

Papierowa dokumentacja zabiegowa w Projekcie Estetyka – sytuacja zastana

Przychodzący do Kliniki Projekt Estetyka klienci dostawali w recepcji papierowe zgody i formularze do wypełnienia. Formularze z niezbędnymi dla Kosmetologia informacjami i zgody klientów na wykonanie zabiegów trafiały, po wypełnieniu, do segregatora, w którym znajdowały się także formularze i zgody na zabiegi wypełnianie przez innych klientów. Klienci, którzy przychodzili na cykliczne zabiegi przed każdą sesją podpisywali nowe zgody. Wszystko to powodowało, że papierowej dokumentacji zabiegowej było bardzo dużo, a odnalezienie dokumentacji konkretnego klienta było skomplikowane i generowało bardzo dużo czasu. Celem właścicielki – Pani Sary Osiowej – było usprawnienie procesu obsługi klienta i wprowadzenie systemu, dzięki któremu pozyskiwanie zgód i wypełnianie formularzy odbywać się będzie na tablecie w przejrzysty i intuicyjny sposób.

Jak wyglądał proces wdrożenia systemu DigiData?

Do wyświetlania, wypełniania formularzy i podpisywania zgód zastosowaliśmy tablet Samsung S6 Lite 10,4” 64GB. Podczas wdrożenia na komputerze recepcyjnym zainstalowaliśmy system, w którym znajdują się wszystkie szablony zgód i formularzy oraz elektroniczne teczki klientów. Po zainstalowaniu systemu zaimplikowaliśmy do niego wcześniej przygotowane wspólnie z Klientką szablony dokumentów (formularze i zgody zabiegowe) oraz przygotowaliśmy odpowiednie rejestry szablonów. W celu przygotowania rejestrów wybraliśmy dane, które będą charakteryzowały klientów – w tym przypadku: imię, nazwisko, numer telefonu. Tak przygotowany rejestr szablonów powoduje, że podczas każdej wizyty klienta, po wpisaniu przez niego określonych danych, cała wypełniona przez niego dokumentacją trafia automatycznie do jego elektronicznej teczki.

Po implikacji szablonów i przygotowaniu ich rejestrów przygotowaliśmy specjalne miejsca do składania podpisów przez klientów – miejsce posiadające odpowiedni znacznik z lokalizacją podpisu, miejscem podpisu i informacją o zbieraniu danych biometrycznych podpisu.

Po przygotowania systemu na komputerze recepcyjnym zainstalowaliśmy aplikację na wybranym przez Klientkę tablecie. Aplikacja na tablecie posiada te same szablony, co system na komputerze – możemy je w dowolnym miejscu wyświetlać do wypełniania i podpisu oraz automatycznie wysyłać do elektronicznych teczek klientów, gdzie znajduje się jego cała dokumentacja. Po przygotowaniu środowiska systemowego przeprowadziliśmy szkolenie z jego użytkowania (w tym tworzenia teczek klientów, implikacji nowych dokumentów, możliwości wyświetlania dokumentów).

System jest bardzo intuicyjny w obsłudze, a nawigacja po nim bardzo płynna.

Wdrożenie i szkolenie z systemu zajęło 60 minut. Proces przechodzimy wspólnie z klientami pokazując wszystkie możliwości systemu i aplikacji oraz zapewniając serwis w dowolnym momencie.

Sytuacja po wdrożeniu systemu DigiData

Po wdrożeniu systemu DigiData klient przychodząc do kliniki wypełnia formularze i podpisuje zgody na tablecie. Pani Sara Osiowy wręcza nowemu klientowi tablet i w komfortowych warunkach wypełnia on wszystkie dokumenty niezbędne do wykonania zabiegu. Po wypełnieniu dokumentów i kliknięciu przycisku wyślij trafiają one automatycznie do elektronicznej teczki klientów. Na komputerze recepcyjnym znajdują się wszystkie teczki klientów ze wszystkimi historycznie wypełnionymi i podpisanymi przez nich dokumentami. W dowolnym momencie Pani Sara ma dostęp do wszystkich dokumentów i tym samym może – przy kolejnej wizycie – klienta sprawdzić jakie miał przeciwskazania do wykonania zabiegów i jakie spostrzeżenia miała Pani Sara po przeprowadzonym poprzednio zabiegu.

Korzyści wynikające z wdrożenia systemu DigiData w Projekcie Estetyka:

• Zwiększona efektywność obsługi klienta
• Przesyłanie i wysyłanie cyfrowych dokumentów do podpisu i wypełnienia w intuicyjny sposób
• Automatyzacja działania
• Zapewnione bezpieczeństwo dokumentacji
• Porządek w dokumentacji, łatwy dostęp i archiwizacja
• Poczucie spełnienia poprzez pozytywny wpływ na środowisko

Chcesz poznać możliwości dla Twojego Gabinetu?
Umów się na konsultacje lub wypełnij formularz, a my przygotujemy dla Ciebie specjalną propozycję – kliknij tutaj