Podpis na tablecie – prawna ważność podpisu w systemie DigiData

Podpis na tablecie, a prawo

Najistotniejszym aspektem jest forma pisemna – czyli sposób dokonania czynności prawnej stojący u podstaw większości oświadczeń woli, tradycyjnie składanych długopisem lub piórem na papierze. Zgodnie z art. 78 § 1 zd. 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny mówi: „Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli”.

Zarówno podpis i własnoręczność wynikają ze sposobu nanoszenia znaku graficznego, który w przypadku analizowanego rozwiązania, zachowany jest przy użyciu narzędzia elektronicznego (tabletu, ekranu do podpisu czy długopisu cyfrowego). Nie pojawiają się tutaj żadne różnice w porównaniu do podpisu tradycyjnego. Tak samo jak podpisujemy dokument długopisem na papierze, podpiszemy go też na tablecie rysikiem – i zrobimy to własnoręcznie.

A co z dokumentem?

Wątpliwości dotyczące rozumienia pojęcia dokument, wyjaśnia jego definicja wynikająca z art. 77 Kodeksu cywilnego: „Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”. Nie ma zatem wymogu, aby była to zadrukowana lub zapisana kartka papieru. Naszym nośnikiem jest plik w formacie PDF będący cyfrową reprezentacją tego, co tradycyjnie przelalibyśmy na papier.

Elektroniczny podpis

Nie można zatem odmówić ważności prawnej własnoręcznemu podpisowi elektronicznemu, ale czy można powiedzieć, że jest on równie bezpieczny jak podpis złożony tradycyjnie na papierze? Tak, jeśli spełnia poniższe standardy.

W 2007 roku organizacja ISO wprowadziła standard definiujący parametry dla podpisów biometrycznych (ISO 19794-7) standaryzując w ten sposób rynek dostawców oprogramowania i sprzętu. Dokument był modyfikowany w latach 2014 i 2021. Warto zwrócić uwagę na dokument „Podręcznik najlepszych praktyk dla kryminalistycznego badania pisma odręcznego” (oryg. Best Practice Manual for the Forensic Examination of Handwriting), który w 2020 roku został rozszerzony o załącznik nr 5 rozwijający kwestie analizy porównawczej podpisów zebranych cyfrowo (ang. Digitally Captured Signature). Był to moment w pełni oficjalnego rozpoznania własnoręcznych podpisów biometrycznych przez organizację zrzeszającą instytuty grafologiczne i tym samym podkreślenia wagi i przyszłości tego rozwiązania.

Bezpieczeństwo podpisu na tablecie

Podpis jest umieszczony w pliku PDF w formie zaszyfrowanej. Dostęp do oryginalnych danych staje się możliwy tylko w przypadku potrzeby przekazania tych informacji na cele analizy grafologicznej. Jednocześnie, na dokument w formacie PDF nakładamy podpis cyfrowy zgodnie ze standardem PAdES (PDF Advanced Electronic Signature), dzięki czemu jakakolwiek zmiana dokumentu po podpisaniu staje się wykrywalna standardowymi narzędziami jak np. Adobe Reader.

Wygląd podpisanego dokumentu elektronicznego nie różni się od wersji papierowej, gdyż na widocznej warstwie dokumentu umieszczamy wizualizację podpisu, dzięki czemu jest on w pełni zrozumiały dla każdego użytkownika, nawet jeśli ten nie wie, w jaki sposób został utworzony i podpisany. Ponadto pojawiają się dane, które w obiegu papierowym nie są przechowywane – mowa tutaj o znaczniku czasu.

A co zatem z podpisem kwalifikowanym?

Różnice między tymi podpisem kwalifikowanym a cyfrowym są znaczące i zdecydowanie przemawiają na korzyść podpisu cyfrowego:

• Podpis elektroniczny nie wymaga procedury wyrobienia podpisu i spotkania z notariuszem czy też autoryzowanym dostawcą w celu weryfikacji tożsamości,
• Podpis elektroniczny ma nieograniczoną dostępność,
• Podpis kwalifikowany wymaga posiadania tzw. QSCD, czyli bezpiecznego urządzenia do składania podpisów np. karty chipowej lub USB, w przypadku podpisu cyfrowego wymagane jest tylko urządzenie umożliwiające zbieranie cech biometrycznych
• W przypadku podpisu elektronicznego potwierdzenie tożsamości następuje w momencie podważenia autentyczności podpisu (tj. w dokumentacji papierowej). Podpisem kwalifikowanym może posłużyć się dowolna osoba, której udostępnione zostało urządzenie oraz PIN
• Podstawa prawna podpisu elektronicznego: Zwykła forma pisemna (art. 78, par. 1 Kodeksu cywilnego

Zatem jak widać z powyższego tekstu, nie ma żadnych wątpliwości prawnych w wykorzystaniu podpisu na tablecie zgodnie z prawem. System DigiData zapewnia dbałość o ten aspekt, dzięki czemu nasi klienci są kompleksowo obsłużeni nie tylko pod kątem samego systemu, ale również prawnej zgodności i bezpieczeństwa.