Ograniczenie papierowej dokumentacji to wyzwanie, które coraz częściej pojawia się w planowaniu rozwoju firmy. Cyfryzacja papierowej dokumentacji to proces, który trzeba przeanalizować. Odpowiedź na pytanie jak zacząć? wydaje się prosta jeżeli wybór odpowiedniego narzędzia do cyfryzacji papierowej dokumentacji będzie przemyślany i poprzedzony analizą korzyści wynikających z wdrożenia odpowiedniego systemu.
Spis treści
- Ograniczenie papierowej dokumentacji – po co mi cyfryzacja?
- Dlaczego ograniczenie papierowej dokumentacji to krok w przód w rozwoju przedsiębiorstwa?
- Czy cyfryzacja papierowych dokumentów wiąże się z uciążliwymi zmianami procesów firmie?
- Jakie narzędzia sprawdzą się w ograniczeniu papierowej dokumentacji w firmie?
Ograniczenie papierowej dokumentacji – po co mi cyfryzacja?
Cyfryzacja dokumentacji papierowej to przyszłość, która już teraz dzieje się na naszych oczach. W czasach, gdy natychmiastowe reakcja na wydarzenia rynkowe jest na wagę złota to właśnie cyfryzacja dokumentacji papierowej stanowi nowy standard działania, dzięki któremu firmy mogą budować swoją przewagę konkurencyjną. Ograniczenie papierowej dokumentacji i korzystanie z odpowiedniego narzędzia wspierającego ten proces wpływa na jakość działań wewnątrzfirmowych, co z kolei przekłada się na jakość obsługi klientów i - co bardzo ważne - daje firmie przestrzeń na pozyskiwanie nowych.
Cyfryzacja dokumentacji (ang. paperless) to eliminacja papierowego obiegu pism i zastąpienie ich wersją cyfrową. Elektroniczny obieg dokumentów, archiwizacji danych i podpis cyfrowy to elementy, które prowadzą do eliminacji papierowej dokumentacji. Firmy, które stosują w swoich działaniach ideę paperless zauważają, że budowanie cyfrowego obiegu dokumentów stanowi fundament do sprawniejszego funkcjonowania organizacji. Ważne w procesie zrozumienia strategii cyfryzacji papierowej dokumentacji jest poznanie walorów jej wprowadzenia:
▪ Posługiwanie się dokumentami elektronicznymi jest tak samo ważne pod względem prawnym, a ich przesyłanie zajmuje zdecydowanie mniej czasu aniżeli ich papierowej wersji
▪ Kolejną korzyścią wynikającą z wdrożenia w firmie procedury digitalizacji dokumentów jest oszczędność miejsca w biurze oraz błyskawiczny dostęp do informacji niezależnie do tego, gdzie się znajdujemy
▪ Automatyzacja procesów związanych z przepływem informacji to oczywisty walor strategii 𝐩𝐚𝐩𝐞𝐫𝐥𝐞𝐬𝐬. Wykorzystywania licznych integracji z innymi systemami stosowanymi w przedsiębiorstwach daje szeroki wachlarz możliwości rozwoju systemu.
▪ Digitalizacja nie tylko usprawnia podpisywanie umów z klientami, ale także ułatwia obieg dokumentów w firmach produkcyjnych, przyspiesza procesy związane z logistyką i magazynowaniem.
Dlaczego ograniczenie papierowej dokumentacji i jej cyfryzacja to krok w przód w rozwoju przedsiębiorstwa?
Najlepszą odpowiedź na to pytanie jest przedstawienie korzyści wynikających bezpośrednio z wprowadzenia strategii cyfryzacji papierowych dokumentów i elektronicznego obiegu dokumentów:
▪ Eliminacja papierowej dokumentacji
Ograniczenie papierowej dokumentacji w firmie, tworzenie cyfrowych kopii dokumentów i archiwizowanie ich w przejrzysty sposób zapewnia przejrzystość i szybki dostęp do informacji o klientach i ich potrzebach. Archiwizacja dokumentacji i łatwy dostęp do katalogów klientów powoduje, że ich obsługa jest bardziej efektywna, a działania bardziej uporządkowane.
▪ Uporządkowana dokumentacja
Odciążanie pracowników z czasochłonnych czynności powoduje, że mogą oni w zupełności skupić się na jakości obsługi klienta, a nie na czynnościach pobocznych zabierających cenny czas. Dzięki sprawnemu przygotowaniu i zarządzaniu formularzami, zgodami i umowami zwiększamy efektywność pracy.
▪ Bezpieczeństwo danych
Dane składowe są one na serwerach monitorowanych bez żadnej przerwy. Korzystamy z najnowszych systemów zabezpieczeń antywirusowych i poważnie traktujemy każde podejrzenie podejrzanego ruchu na naszych serwerach. Dzięki wdrożonej polityce aktualizacji i backupów oraz wykwalifikowanej kadrze możesz być pewien, że Twoje dane z nami są bezpieczne.
▪ Automatyczne przesyłanie dokumentów
System IC Pen pozwala z dowolnego miejsca udostępniać dokumenty do podpisu i wypełnienia w intuicyjny sposób. Dzięki temu skraca się proces pozyskania informacji potrzebnych do wykonania usługi.
▪ Integracja z Twoimi systemami
Nasz system posiada rozbudowane API dzięki czemu jesteśmy w stanie dostarczyć dane dowolnemu systemowi zewnętrznemu. Możliwość komunikacji z Twoim systemem jest dla nas priorytetowa, gdyż nie chcemy zmieniać, a udoskonalać Twe procesy. Jesteśmy otwarci na integracje z system w Twojej firmie i wiemy jak to zrobić.
▪ Zmniejszanie śladu węglowego
Wrażliwość ekologiczna jest dla nas bardzo ważna. Wdrażany przez nas system pozwala ograniczyć papierową dokumentację w firmie lub zupełnie ją wyeliminować, co ma istotny wpływ na zmniejszanie śladu węglowego w środowisku.
Czy cyfryzacja papierowej dokumentacji wiąże się z uciążliwymi zmianami procesów firmie?
Cyfryzacja papierowej dokumentacji i procesów wewnątrzfirmowych jest dla wielu właścicieli i zarządców procesem skomplikowanym i wymagającym wielu poświęceń. Zakładają oni, że ograniczenie papierowej dokumentacji w firmie i wprowadzenie digitalizacji „wywróci” życie ich organizacji do góry nogami, a zmiana struktury i systematyka pracy będzie mozolna i napotka opór pracowników. Tylko odpowiednie podejście do klienta cechujące się wnikliwością i zaangażowaniem pozwoli przekonać zarządców i pracowników, że digitalizacja może przebiec nieinwazyjnie i bezproblemowo.
Niezbędne działania prowadzące do wdrożenia procesu cyfryzacji dokumentów:
▪ poznanie struktury organizacji
▪ audyt procesów wewnątrzfirmowych
▪ wskazanie dedykowanego rozwiązania i kosztów jego wdrożenia
▪ wybór działu/przestrzeni firmowej do testowania nowego rozwiązania
▪ przygotowanie harmonogramu pracy
Ograniczenie papierowej dokumentacji może przebiec sprawie tylko wtedy, kiedy klientowi wyjaśnione zostaną wszystkie aspekty dotyczące procesu cyfryzacji. Pierwszym krokiem powinno być uświadomienie go z czym wiążą się konkretny rozwiązania i jakie barier można napotkać wdrażając je – przeprowadzenie konsultacji, na której przeprowadzi się potencjalnego klienta przez proces cyfryzacji dokumentów jest w tym aspekcie niezbędne.
Zapraszamy do udziału w bezpłatnej konsultacji
Jakie narzędzia sprawdzą się w ograniczeniu papierowej dokumentacji w firmie?
Ograniczenie papierowej dokumentacji w firmie jest wyzwaniem, przed którym stoi bardzo wielu przedsiębiorców. Firma decydująca się na wdrożenie narzędzi do cyfryzacji dokumentów musi poznać ich walory, dostosować ich możliwości do struktury organizacji i zależności występujących w danej branży. Jednym z przykładów nowoczesnych narzędzi wykorzystywanych do digitalizacji jest długopis cyfrowy i system IC Pen, który wdrażamy w firmach stawiających na rozwój i lepszą koordynację swoich działań.
System IC Pen redukuje koszty związane z:
▪ koniecznością skanowania papierowej dokumentacji,
▪ przechowywaniem papierowej dokumentacji w archiwum,
▪ ręcznym wprowadzaniem dokumentacji do systemu firmowego,
▪ eksploatacją drukarek,
▪ obsługą administracyjną papierowej dokumentacji
Korzyści wynikających z wyboru tego rozwiązania jest sporo:
▪ Zwiększona efektywność obsługi klienta
▪ Przesyłanie i wysyłanie cyfrowych dokumentów do podpisu i wypełnienia w intuicyjny sposób
▪ Odciążenie pracowników z czasochłonnych obowiązków
▪ Zapewnione bezpieczeństwo dokumentacji
▪ Porządek w dokumentacji, łatwy dostęp i archiwizacja
▪ Lepsza komunikacja wewnątrzfirmowa
▪ Poczucie spełnienia poprzez pozytywny wpływ na środowisko
Ograniczenie papierowej dokumentacji w firmie i jej digitalizacja jest procesem, który przy bliższym poznaniu z tajemniczego nieznajomego zamienia się w pomocnego przyjaciela. O tym dlaczego zdecydowaliśmy się na wdrażanie systemu ICPen i opieranie na nim procesów cyfryzacji dokumentacji przeczytacie tutaj:
FAQs
Znajdź szybkie odpowiedzi na swoje pytania dotyczące naszych rozwiązań i dowiedz się, jak DigiData może wspierać Twój biznes.
Procesy mogą się co najwyżej skrócić poprzez usunięcie zbędnych wędrówek dokumentów. To nasze rozwiązania dostosowujemy się do procesu, a nie odwrotnie.
Podstawowe wdrożenie do cyfryzacji trwa maksymalnie jeden dzień roboczy. Jest to uzależnione od ilości stanowisk, które musimy wdrożyć.
Niekoniecznie, wśród naszych usług oferujemy również skanowanie istniejących dokumentów wraz z ich katalogowaniem. Szczegóły przedstawimy w ofercie.
Tak, po wdrożeniu macie dostęp do naszego zespołu zgodnie z wykupioną przez Was licencją
Zaproś nas na spotkanie, chętnie opowiemy o atutach naszych produktów, które przełożą się na większą wydajność Twojej firmy
Dzięki doświadczeniu, które zebraliśmy jako firma Grasta, tworząca dedykowane oprogramowania, jesteśmy w stanie zintegrować się z każdym systemem, który na taką integrację pozwala (posiada API). Z naszej strony rozwiązanie jest w pełni integrowalne i uzależnione jest to tylko od dostawcy Waszego oprogramowania.
Twój klucz do nowoczesnej dokumentacji
Wyprzedź konkurencję dzięki naszym rozwiązaniom dopasowanych do Twoich potrzeb. Skontaktuj się z nami i razem zbudujemy most między tradycyjnymi metodami a cyfrową efektywnością.
- wejdź w kalendarz po prawej stronie,
- wybierz dzień konsultacji,
- podaj godzinę, która Tobie odpowiada i kliknij next,
- podaj swoje imię, adres mailowy i opcjonalnie pytanie do nas,
- kliknij Schedule Event.