Podpis na tablecie – elektroniczne zgody i formularze zabiegowe w gabinecie medycznym

Standardowy proces obsługi pacjenta w gabinecie medycznym – papier vs. tablet

Standardowy proces obsługi pacjenta w gabinecie, w którym stosuje się tradycyjną dokumentację papierową jest czasochłonny i wymaga wielu etapów do finalnego pozyskania wypełnionego formularza od pacjenta.

Poniższy rysunek pokazuje różnicę jeżeli chodzi o liczbę kroków potrzebnych do całkowitego przetworzenia dokumentacji zabiegowej.

W powyższym zestawieniu nie przyjęliśmy kilku istotnych rzeczy, które mogą „wydarzyć się po drodze” jeżeli chodzi o przekazanie pacjentowi kompletu potrzebnych dokumentów i późniejsze ich zarchiwizowanie np. dołożenie papieru do drukarki, znalezienie odpowiedniego segregatora do umieszczenia w nim dokumentacji itd. Warto w tym punkcie wspomnieć także o kosztach związanych z zakupem papieru do gabinetu medycznego – wielu z nas nie zdaje sobie sprawy z tego, że są one naprawdę spore.

Zapraszam do zapoznania się z naszą analizą kosztów zakupu i przetwarzania papier w gabinecie medycznym – tutaj

Oprócz znaczących różnic w czasie obsługi pacjenta i kosztach związanych z wykorzystywaniem papieru wprowadzenie elektronicznych formularzy wiąże się także z poniższymi korzyściami:

• zwiększona efektywność obsługi klienta
• przesyłanie i wysyłanie cyfrowych dokumentów do podpisu i wypełnienia w intuicyjny sposób
• odciążenie pracowników z czasochłonnych obowiązków
• zapewnione bezpieczeństwo dokumentacji
• porządek w dokumentacji, łatwy dostęp i archiwizacja
• pozytywny wpływ na środowisko

Zgody na tablecie, a ważność prawna podpisu

Bardzo rzadko zdarzają się sytuacje, w których właściciele i lekarze tak bardzo lubią papier i stertę segregatorów, że właśnie to stanowi główny powód dlaczego nie decydują się na uproszczenie obsługi pacjenta i przejście na cyfrowe zarządzania dokumentacją.

Dlaczego zatem wciąż większość gabinetów korzysta z papierowej dokumentacji?

Z naszego doświadczenie wynika, że dwoma głównymi barierami na drodze do korzystania z tabletu w gabinecie jest: a. nieufność w ważność prawną podpisu na tablecie, b. myślenie, że wdrożenie nowego systemu to rewolucja więc „lepiej pozostańmy przy tym co zajmuje więcej czasu, ale mamy to sprawdzone”. Poniżej postaram się obalić obydwie te bariery:

Bariera a. - ważność prawna podpisu składanego na tablecie

Kompleksowo o tym zagadnieniu piszę w artykule pt. Podpis na tablecie - ważność prawna podpisu (tutaj) Zachęcam do zapoznania się z tym artykułem, w skrócie:

Najważniejszym aspektem, na który należy zwrócić uwagę jest forma pisemna – czyli sposób dokonania czynności prawnej stojący u podstaw większości oświadczeń woli, tradycyjnie składanych długopisem lub piórem na papierze. Zgodnie z art. 78 § 1 zd. 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny: „Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli”.

CO TO OZNACZA? Nie pojawiają się żadne różnice w porównaniu do podpisu tradycyjnego. Tak samo jak podpisujemy dokument długopisem na papierze, podpiszemy go też na tablecie rysikiem – i bez wątpienia zrobimy to własnoręcznie. W polskim prawodawstwie nie pojawia się wymóg, aby nośnikiem podpisu była zadrukowana lub zapisana kartka papieru.

Bariera b. – podpis na tablecie = kolejna rewolucja w moim gabinecie

Zacznijmy od tego, że wdrożenie elektronicznych podpisów w gabinecie medycznym nie jest rewolucją, a ewolucją. Poniżej przedstawiam kolejne kroki potrzebne do rozpoczęcia pracy z systemem do zgód i formularzy na tablecie:

KROK 1: Konsultacja/spotkanie wprowadzające

Tutaj poznajemy w jaki sposób gabinet funkcjonuje, jaką dokumentację przetwarza i wspólnie ustalamy w jaki sposób bezinwazyjnie wprowadzić nowy sposób obsługi klientów

KROK 2: Wybór sprzętu (tabletu) do wykorzystywania w gabinecie

Tutaj rekomendujemy zakup odpowiednie sprzętu (jeżeli klient nie posiada już takowego)

KROK 3: Przygotowanie cyfrowych wersji dokumentów

Tutaj nasz zespół zajmuje się przygotowanie cyfrowych wersji dokumentów po wcześniejszym otrzymaniu ich od klientów

KROK 4: Wdrożenie i szkolenie z przetwarzania cyfrowej dokumentacji

Tutaj fizycznie przyjeżdżamy do gabinetu i szkolimy z obsługi systemy, gwarantujemy przygotowanie całego personelu do rozpoczęcia nowego procesu obsługi klienta

Chcesz poznań możliwości dla swojego gabinetu?

Wypełnij formularz kontaktowy - kliknij tutaj