Digitalizacja dokumentacji medycznej – korzyści i rozwiązania

Koszty utrzymania dokumentacji papierowej - liczby

Wyobraźmy sobie sytuację w gabinetach, w których pracuje 4 lekarzy. Każdy z nich przyjmuje średnio 8 pacjentów dziennie, co daje 32 pacjentów każdego dnia, 256 pacjentów tygodniowo i – zakładając 45 tygodni pełnego obłożenia – 11520 pacjentów rocznie. Do obsługi takiej placówki potrzebne są 2 osoby w recepcji. W standardowej formie utrzymywania dokumentacji w recepcji potrzebna jest jedna drukarka i skaner, a w każdym gabinecie po jednej drukarce. Załóżmy pewien proces działania gabinetów, aby móc pracować na liczbach i wskazać korzyści wynikające z digitalizacji papierowej dokumentacji medycznej.

Pacjent przychodzi do gabinetu, otrzymuje dokumenty do wypełnienia (3 strony: RODO, zgody, wywiad medyczny), na ich podstawie założona jest teczka, z którą pacjent idzie do lekarza. Podczas wizyty lekarz tworzy dokument z zaleceniami i go drukuje w dwóch kopiach, jeden załącza do teczki, drugi wręcza klientowi. Po wyjściu z gabinetu pacjent oddaje teczkę w recepcji, zabierając zalecenia od lekarza.

W przedstawionym powyżej scenariuszu wizyta jednego pacjenta wiąże się z pięcioma stronami wydruku. Zakładając, że rocznie gabinet obsługuje 11520 pacjentów, z czego ok. 50% pacjentów wraca, generujemy ilości wydruków, które pokazuje tabela:

Jak widać, gabinety z niewielką liczbą lekarzy potrafią wygenerować niebagatelną liczbę wydruku 46080 kartek rocznie! Nie wliczając błędnych czy niepotrzebnych wydruków, które lądują w koszu. Zakładając, że koszt wydruku jednej strony A4 wynosi ok 0.20 groszy, uwzględniając koszty amortyzacji drukarki, rocznie gabinet wydaje 9 216 zł na same wydruki (nie biorąc pod uwagę kosztu zakupu drukarek).

Do tego należy doliczyć koszt segregatorów i co ważniejsze – czasu pracy pracowników obsługujących papierową dokumentację medyczną. Dodatkowo doliczmy jeszcze koszt miejsca, które musimy zarezerwować dla utrzymania takiej fizycznej dokumentacji. Zakładając, że 2 osoby w recepcji tracą po 2 godziny dziennie na obsługę dokumentacji (koszt godziny pracy to 30 zł), zatem dodatkowo naszym kosztem jest 20h tygodniowo * 30 zł * 45 tygodni czyli 27 000 zł rocznie.

Reasumując, koszt obsługi gabinetu z 4 lekarzami i dwoma recepcjonistkami wynosi:

Biorąc pod uwagę nasze założenia, rocznie koszt obsługi dokumentacji papierowej wzrasta do kwoty 36 216 zł (!) Digitalizacja dokumentacji medycznej jest zatem remedium na bolączki związane z wysokimi kosztami obsługi klientów.

Rozwiązanie DigiData

Nasz system do digitalizacji dokumentacji medycznej, w przygotowaniu z rozwiązaniami IC Solutions, pozwala znacząco zredukować te koszty. Dodatkowo ma pozytywny wpływ na środowisko, co jest atutem zwłaszcza w miejscu, które dba o zdrowie swoich klientów. Co istotne, nasze rozwiązanie nie rewolucjonizuje procesów zastanych w placówce medycznej, ale wspiera je, nadając im nowy kształt i jakość. Korzystając z doświadczenia klientów, wdrażamy system, który pomoże szybciej i taniej prowadzić biznes. Wśród atutów naszego rozwiązania, oprócz oszczędności, jest możliwość zautomatyzowania procesów, ograniczenia do minimum błędów w dokumentacji oraz bezpieczeństwo danych, które gwarantuje nasz system i na które zwracamy szczególną uwagę.

Spróbujmy zatem policzyć, jakie zyski będzie miała placówka medyczna, która zdecyduje się na wdrożenie systemu DigiData i tym samym znaczące ograniczenie ilości papierowej dokumentacji medycznej,

Przypomnijmy, nasze centrum lekarskie zatrudnia 4 lekarzy oraz 2 osoby pracujące w recepcji. W związku z tym będzie potrzeba zakupu 6 licencji na system. Komputery, które są w gabinetach oraz w recepcji, mogą zostać wykorzystane do pracy naszego systemu, zatem nie trzeba tutaj ponosić dodatkowych kosztów. Dobrze będzie zakupić cztery tablety, aby pacjenci przed wizytą u lekarza mogli wypełnić elektronicznie wszystkie potrzebne dokumenty. Cztery tablety zapewnią płynność, zważywszy, że maksymalnie możemy mieć w jednym momencie 4 pacjentów oczekujących na wizytę. Jak wyglądałyby koszty? Zobaczmy w poniższej tabeli:

Jednorazowy koszt wdrożenia, które będzie trwało maksymalnie jeden dzień roboczy, to 19 800 zł. Dodatkowym kosztem będzie roczna licencja za utrzymanie systemu, aktualizację, kopie bezpieczeństwa, opiekę serwisową. Taką licencja to 20% kosztu wdrożenia zatem w tym konkretnym wypadku 20% z 17 400 zł = 3 480 zł płatne raz do roku. Zobaczmy zatem różnice w rocznym utrzymaniu systemów papierowych i cyfrowych:

Przy założeniach, które mamy, roczna obsługa systemu IC Pen wygeneruje zysk w wysokości 25 986 zł, co jest bardzo zadowalającą kwotą pozwalającą na przesunięcie tych środków na inwestycję i rozwój biznesu, albo po prostu na premie dla pracowników i całkiem sympatyczne wakacje. Ograniczenie papierowej dokumentacji medycznej może być kluczowe na drodze do rozwoju placówki.

Oczywiście, pamiętamy o jednorazowym koszcie wdrożenia: 19 800 zł, co jednak uszczupli powyższą kwotę, ale tylko w pierwszym roku!

Podsumowanie

Nie od dziś wiadomo, że warto rezygnować z kosztów w firmie, które nie są konieczne. Dokumentacja papierowa nie jest konieczna. Można ją zastąpić, dodatkowo automatyzując procesy i zaoszczędzając mnóstwo czasu. Digitalizacja dokumentacji medycznej staje się niezbędnym elementem do wprowadzania oszczędności zarówno finansowych jak i czasowych. Rozwiązania DigiData są rozwiązaniami holistycznymi, które pomogą Wam znaleźć pieniądze tam, gdzie do tej pory je wydawaliście, a które często – przez fakt codziennego wydawania małych kwot – były pomijane jako nieznaczące wydatki. Decydując się na współpracę z nami, zaoszczędzicie pieniądze, czas, będziecie dbać o środowisko, będziecie postrzegani jako nowoczesna placówka i zminimalizujecie wpływ ludzkiego błędu na pracę z dokumentami.

DigiData to doskonały wybór dla Waszego biznesu.