Cyfryzacja dokumentacji papierowej – jak wdrożyć odpowiedni system?

Najważniejsze elementy procesu cyfryzacji papierowej dokumentacji

Poważną wątpliwością przed wdrożeniem odpowiedniego systemu do cyfryzacji dokumentacji jest w dużej mierze…strach przed zmianą. Przecież to wiązałoby się ze zmianami procesów, szkoleniem pracowników, poznaniem nowego systemu. To wszystko zajęłoby mnóstwo czasu i do tego mogłoby paradoksalnie wprowadzić niepotrzebny chaos w tym, co przecież od lat działa.

Dlatego my, jako DigiData, wspieramy całościowo proces cyfryzacji. Nie tylko dajemy system, który jest unikalny na rynku, ale również jesteśmy z Tobą w czasie procesu i pomagamy Ci, korzystając z naszego doświadczenia, w przejściu z druku na cyfrę. Jak to robimy? Poznaj nasze 5 kroków:

1. Klient zgłasza gotowość do cyfryzacji
2. Analizujemy potrzeby klienta
3. Konwertujemy dokumenty klienta, przygotowujemy cyfrowe szablony i przeprowadzamy pierwsze szkolenie
4. Po testach i wdrożeniu wszelkich zmian, które zgłosił klient, przyjeżdżamy i przygotowujemy na tak zwany dzień 0 - dzień rozpoczęcia pracy z systemem
5. Jesteśmy dostępni pod telefonem i emailem w każdej sprawie związanej z systemem.

Klient zgłasza gotowość do cyfryzacji

Klient może niezobowiązująco się z nami spotkać, powiedzieć o swoich wątpliwościach i niejako przymierzyć się do naszego rozwiązania. Jest to etap, gdzie wstępnie rozeznajemy czy ilość korzyści wynikających z cyfryzacji jest wystarczająca, by podjąć taki krok. Opowiemy Tobie o naszych wdrożeniach, o podobnych case study i sam zadecydujesz, czy przechodzimy do kolejnego kroku. Może też być tak, że będziesz chciał wrócić do nas na kilka miesięcy, bo wtedy będzie odpowiedni moment dla Ciebie. Nie ma problemu – skontaktuj się z nami, porozmawiamy. Wdrożenie odpowiedniego systemu do cyfryzacji papierowej dokumentacji musi być przemyślane.

Analizujemy potrzeby klienta

Kiedy wyniki pierwszego etapu są obiecujące, możemy przejść dalej. Teraz już szczegółowo opowiadasz nam jak wyglądają procesy w Twojej firmie i wspólnie zastanawiamy się, gdzie nasz system mógłby być dla Ciebie pomocny i przydatny. Po tym etapie jesteśmy gotowi opisać Twoje procesy i wskazać Tobie gdzie najlepiej skorzystać z dobrodziejstw cyfryzacji. Wdrożenie odpowiedniego systemu do cyfryzacji papierowej dokumentacji musi być poprzedzone dogłębną analizą Twoich potrzeb.

Konwertujemy dokumenty klienta, przygotowujemy cyfrowe szablony i przeprowadzamy pierwsze szkolenie

Ten etap jest już etapem testowania rozwiązania przez klienta. Wcześniej wspólnie wyznaczyliśmy, gdzie będziemy cyfryzować Twoje procesy, a teraz przygotowujemy i prezentujemy Ci wersję demonstracyjną, ale już z Twoimi dokumentami, byś póki co „na sucho” mógł sam przejść swoje procesy z nowym narzędziem. W tym czasie możesz przesyłać nam uwagi, które możemy wdrożyć, by w Twojej firmie nasz system był jak najbardziej przydatny. Zwykle ten etap trwa od 1-2 tygodni, tak by spokojnie wszystko przetestować. Wdrożenie odpowiedniego systemu do cyfryzacji papierowej dokumentacji musi być poprzedzone szkoleniami przygotowującemu klienta na zmiany.

Po testach i wdrożeniu wszelkich zmian, które zgłosił klient, przyjeżdżamy i przygotowujemy na tak zwany dzień 0 - dzień rozpoczęcia pracy z systemem

Poprzedni etap przyniósł doprecyzowanie jak ma wyglądać praca z system DigiData. Teraz spotykamy się ponownie i prezentujemy już właściwy obraz systemu na którym Twoja firma będzie pracować. Ustalamy dzień startu tak, by nasi wdrożeniowcy byli z Tobą lub dostępni pod telefonem, tak byś czuł się bezpiecznie i swobodnie przy tej zmianie. Nie martw się, poprzednie etapy doskonale przygotowały nas na ten dzień! Ostatnim etapem wdrożenia systemu do cyfryzacji papierowej dokumentacji jest wyznaczenie odpowiedniego dnia na rozpoczęcie z nim pracy.

Jesteśmy dostępni pod telefonem i emailem w każdej sprawie związanej z systemem

Po wdrożeniu nie zostajesz sam. Nasze relacje dopiero się zaczęły. Traktujemy każdego klienta indywidualnie i zapewniamy, że dopóki będziecie korzystać z naszego systemu dopóty będziemy dla Was dostępni pod telefonem i emailem. Zawsze możesz też zgłosić zmiany, które być może dopiero po kilku tygodniach korzystania z systemu okazałby się istotne dla wygody korzystania z systemu.

Jak widać zatem, DigiData korzystając ze swojego doświadczenia może pomóc Ci przejść etap cyfryzacji. Nigdzie nie musimy się śpieszyć, możemy wszystko wspólnie przygotować. Będziemy Ci pomagać na każdym etapie, a jeśli nawiążemy współpracę, udowodnimy Ci, że podjąłeś doskonałą decyzję wybierając DigiData!

Chcesz poznać możliwości dla Twojej firmy?

Umów się na konsultacje lub wypełnij formularz, a my przygotujemy dla Ciebie specjalną propozycję - kliknij tutaj