Formularze zabiegowe na tablecie a biometryzacja podpisu

Dokumentacja zabiegowa - co powinna zawierać

Wiele klinik urody i gabinetów beauty korzysta z usług prawników, którzy na ich zlecenie przygotowują formularze zabiegowe dostosowane do usług jakie oferują. Każdy kto zlecił prawnikowi przygotowanie formularzy zabiegowych wie z jakimi nakładami czasowymi i finansowymi to się wiąże.

(!) NALEŻY PAMIĘTAĆ, że formularze zabiegowe przygotowane przez prawników i zawierające wszystkie konieczne elementy zabezpieczające gabinet przed potencjalnymi roszczeniami nie znajdą zastosowania jeżeli SPOSÓB PODPISYWANIA ZGÓD NA TABLECIE JEST NIEZGODNY Z PRAWEM.

Gabinetu Beauty powinien posługiwać się następującą dokumentacją zabiegową:

1. Formularze zabiegowe

   Powinny zawierać:

   • Dane osobowe klientki/klienta i mogą być to:
     • Imię i nazwisko
     • Numer telefonu
     • PESEL
     • Data urodzenia
     • Adres
     • E-mail
   • Opis zabiegu – tutaj nakreślamy na czym polega zabieg
   • Wskazania do zabiegu – tutaj wskazujemy, kiedy zabieg ma zastosowanie
   • Przeciwwskazania – tutaj wskazujemy, jakie są przeciwskazania do przeprowadzenia zabiegu
   • Informacje o przebiegu zabiegu – tutaj wskazujemy, jak wyglądać będzie zabieg
   • Postępowanie pozabiegowe – tutaj wskazujemy czego klientka/klient powinna przestrzegać i czego unikać, aby uzyskać możliwie najlepszy efekt
   • Możliwe działania niepożądane – tutaj wskazujemy niepożądane skutki zabiegu
   • Oświadczenia klienta/pacjenta – tutaj wskazujemy oświadczenia klienta/pacjenta i zbieramy podpis pod zgodą na zabieg

2. Wywiad zdrowotny/kosmetologiczny

   Powinien zawierać:

   • Dane osobowe klientki/klienta
   • Pytania dotyczące stanu zdrowia klientki/klienta
   • Pytania dotyczące dotychczas wykonanych zabiegów i ich rezultatów
   • Klauzulę informacyjną RODO

3. Zgoda RODO

   Powinna zawierać:

   • Dane osobowe klientki/klienta
   • Klauzulę informacyjną RODO

     (!) REGUŁKA:
     
     Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018r o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018r., poz 1000 z późn. zm.) przez (TUTAJ DANE ADMINISTRATORA: imię i nazwisko, nazwa działalności gospodarczej, adres prowadzenia działalności, NIP, REGON)

   • Cel przekazania danych
     
     

     Na przykład:

     W celu wykonania umowy o wykonanie usługi, której Klient jest stroną (w szczególności w celu umówienia, potwierdzenia wizyty, przełożenia wizyty) - art. 6 ust. 1 lit. b RODO
     
     W celu wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze danych wynikających z przepisów prawa dla celów podatkowych, rachunkowych i archiwizacyjnych - art. 6 ust. 1 lit. c RODO
     
     
   • Uprawnienia klientki/klienta w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych
     
     

     Na przykład:

     1. prawo dostępu do danych osobowych
     2. prawo do sprostowania danych osobowych
     3. prawo do usunięcia danych osobowych

4. Zgoda wizerunkowa (często pomijany dokument)

   Powinna zawierać:

   • Dane osobowe klientki/klienta
   • Informacje o tym w jaki sposób podmiot będzie wykorzystywał wizerunek w przypadku zgody
   • Informacje o tym czego dotyczy zgoda – gdzie wizerunek będzie widoczny i w jakim celu

Podpis na tablecie – aspekty prawne podpisu

Niestety wciąż kwestia ważności prawnej podpisu składanego na tablecie jest dla wielu właścicieli i managerów Instytutów Urody i Klinik Beauty aspektem pomijanym. Dla nas natomiast jest to kluczowy element, na którym opieramy możliwość podpisywania zgód zabiegowych na tablecie, bo w wyniku sporu prawnego (piszę o tym poniżej) sąd bacznie przyjrzy się sposobowi podpisywania elektronicznych dokumentów.

(!) WAŻNE

W polskim prawodawstwie wagę prawną ma podpis, który ma formę pisemną, posiada cechy biometryczne oraz dokonany został własnoręcznie

Najważniejszym aspektem, na który należy zwrócić uwagę jest forma pisemna – czyli sposób dokonania czynności prawnej stojący u podstaw większości oświadczeń woli, tradycyjnie składanych długopisem lub piórem na papierze. Zgodnie z art. 78 § 1 zd. 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny: „Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli”.

CO TO OZNACZA? Nie pojawiają się żadne różnice w porównaniu do podpisu tradycyjnego. Tak samo jak podpisujemy dokument długopisem na papierze, podpiszemy go też na tablecie rysikiem (bardzo ważne) – i bez wątpienia zrobimy to własnoręcznie. W polskim prawodawstwie nie pojawia się wymóg, aby nośnikiem podpisu była zadrukowana lub zapisana kartka papieru. Podpis na tablecie spełnia funkcję podpisu własnoręcznego, szczególnie gdy utrwalony w formie elektronicznej zawierać będzie zapis danych biometrycznych mówiących nam o niepowtarzalnych, behawioralnych cechach podpisującego.

Chcesz dowiedzie się więcej? Obejrzyj rozmowę z prawnikiem:

Biometryzacja podpisu

Biometryzacja podpisu to nierozłączny element, który musi zawierać każdy podpis, żeby uznać go za zgodny z prawem. W tym punkcie ponownie warto podkreślić znaczenie własnoręczności.

Własnoręczny – słowo nierozłącznie kojarzące się nam z podpisem składanym pod dokumentami – formą uznawaną od setek lat jako standard i podstawa zawierania umów, oświadczeń woli i innych. Własnoręczność podpisu oznacza, że jest on znakiem graficznym wykonanym samodzielnie przez osobę, tradycyjnie przy użyciu długopisu, pióra czy innego narzędzia pozostawiającego trwały ślad na podłożu.

Utrwalanie wspomnianego znaku graficznego zachodzi w momencie ruchu ręki, którego cechy możemy badać, a zajmuje się tym nauka zwana grafologią. W tym miejscu pojęcie rozszerza się o biometrię.

(!) WAŻNE

Biometria czyli zestaw cech fizycznych (opisujących jakie coś jest) oraz behawioralnych (jak się zachowuje, rusza). Biometria fizyczna to np. linie papilarne, siatkówka oka – cechy niezmienne, a behawioralna to np. sposób chodzenia czy właśnie ruch ręki w momencie pisania.

CO TO OZNACZA? Każdy z nas ma inny podpis, pod innym kątem prowadzi długopis (w przypadku tabletu rysik) i z inną mocą naciska długopisem na kartę papieru (lub rysikiem na ekran tabletu). Dwie osoby nie mogą podpisać się w ten sam sposób – każdy z nas ma inne cechy biometryczne podpisu i właśnie te cechy biometryczne sprawdzane są w przypadku sporu prawnego dotyczące tego czy dany dokument został podpisany prawidłowo i czy ten podpis ma moc prawną.

Co w przypadku sporu prawnego

W przypadku przeniesienia sporu na grunt postępowania sądowego, sąd najpewniej powoła biegłego grafologa, który dokona analizy porównawczej pisma odręcznego i na tej podstawie sporządzona zostanie opinia wskazująca czy podpis został własnoręcznie złożony przez daną osobę, czy też nie. Sprawa ma się bardzo podobnie przy własnoręcznym podpisie elektronicznym, zawierającym dane biometryczne. W takiej sytuacji biegły grafolog otrzyma dane podpisu odręcznego w formie elektronicznej, np. pliku CSV i zostaną one w odpowiedni sposób zwizualizowane, aby umożliwić przeprowadzenie analizy porównawczej. Warto zwrócić uwagę, że odpowiedniej jakości urządzenie do zbierania podpisu biometrycznego może wyposażyć grafologa w znacznie większą ilość bardzo precyzyjnych danych (np. dzięki czujnikom nacisku o nawet 8192 poziomach bez interpolacji), często wykraczających poza możliwości analizy pisma na papierze.

(!) WAŻNE

Wiele Klinik wychodzi z założenia, że nie muszą baczyć na ważność prawną podpisu składanego na tablecie, bo do żadnego sporu sądowego nie dojdzie…DOPRAWDY?

Jeżeli używacie w swojej Klinice tabletów do wypełniania i podpisywania zgód elektronicznych, a Wasi klienci podpisują zgody palcem lub system, z którego korzystacie nie zbiera danych biometrycznych to z bardzo dużym prawdopodobieństwem w przypadku sporu sądowego grafolog nie będzie mógł określić pochodzenia podpisu i tym samym sąd odrzuci każdy taki dokument jako dowód w sprawie.

CO TO OZNACZA? Jeżeli po wykonanym przez Was zabiegu u klientki/klienta wystąpią jakieś komplikacje, a klientka palcem i bez systemu z biometryzacją podpisze dokument zabiegowy to tak naprawdę go nie podpisała w rozumieniu prawa. To oznacza, że jeżeli skieruje ona sprawę do sądu o odszkodowanie to sąd najpewniej stwierdzi, że klienta nie była świadoma możliwych komplikacji, bo nie podpisała żadnego dokumentu.

Biometryzacja podpisu – jak to działa w DigiData Clinic

Podpis na tablecie w systemie DigiData Clinic spełnia funkcję podpisu własnoręcznego, zawierającego dane biometryczne mówiące nam o niepowtarzalnych, behawioralnych cechach biometrycznych. Dlaczego? Podpis w systemie DigiData Clinic posiada trzy znaczniki: lokalizację wykonania podpisu, czas wykonania podpisu i dane biometryczne podpisu – w tym celu wykorzystujemy konkretne modele tabletów z rysikami zbierającymi dane biometryczne.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa przechowywanych danych, podpis jest umieszczony w pliku PDF w formie zaszyfrowanej. Dostęp do oryginalnych danych staje się możliwy tylko w przypadku potrzeby przekazania tych informacji na cele analizy grafologicznej. Jednocześnie, na dokument w formacie PDF nakładamy podpis cyfrowy zgodnie ze standardem PAdES (PDF Advanced Electronic Signature), dzięki czemu jakakolwiek zmiana dokumentu po podpisaniu staje się wykrywalna standardowymi narzędziami jak np. Adobe Reader.

JEŻELI CHCESZ DOWIEDZIEĆ SIĘ WIĘCEJ O WAŻNOŚCI PRAWNEJ PODPISU WYPEŁNIŁ FORMULARZ KONTAKTOWY, A MY ODEZWIEMY SIĘ I PRZEDSTAWIMY SZCZEGÓŁY